إدارة الأعضاء

إدارة العملاء والتسويق

ماذا تفعل

إدارة الأعضاء هي العرض الموحَّد والكامل لكل شخص تخدمه. تحتفظ بسجلّ ذهبي (Golden Record) واحد لكل فرد، وملفّ شامل (360°) يجمع العضويات والفوترة وحصص التدريب الشخصي والمشتريات والمستندات والرسائل والأنشطة، ويتيح لموظفي الاستقبال العثور على أي شخص فورًا والتصرّف في حسابه من مكان واحد — تعديل عضوية، استلام دفعة، تسجيل شكوى، أو قراءة التنبيهات التي تستدعي الانتباه.

الأفكار الأساسية

• السجلّ الذهبي (Golden Record) — ملفّ واحد فريد لكل شخص، مفتاحه الهوية الوطنية أو رقم الجوال. يمنع النظام التكرار أو يطلب الدمج عند اكتشافه، فلا يوجد الشخص كعميل محتمل وكعضو في سجلَّين منفصلين.
• الملفّ الشامل (360°) — المركز السياقي: البيانات الشخصية، الخدمات الفعّالة، حالة الفوترة، الإجراءات المفتوحة، سجلّ التدريب الشخصي، المستندات، سجلّ التواصل، وسجلّ الدخول — كلّها في شاشة واحدة.
• البحث الشامل (Global Search) — اعثر على العضو فورًا بالاسم أو الهوية الوطنية أو الهاتف أو البريد الإلكتروني أو رقم العقد، مع المطابقة الجزئية / التقريبية.
• تنبيهات الملفّ (Alerts) — إشارات مرتّبة حسب الأولوية وملوّنة في رأس الملفّ (مثل قاصِر، مديونية معلّقة، حساب مجمّد، مطلوب إخلاء طبي) كي يرى الموظف ما يهمّ لحظة فتح السجلّ.
• سجلّ حصص التدريب الشخصي (PT Ledger) — عرض رصيد التدريب الشخصي لكل عضو، مقسّمًا إلى مشترَى ومجدوَل ومنفَّذ ومتاح، شاملًا حالات عدم الحضور والإلغاء المتأخر.
• تفضيلات التواصل — موافقة / رفض لكل قناة وفئة (رسائل نصية، بريد، إشعارات، واتساب)، إضافة إلى اللغة المفضّلة، تحترمها كل رسالة آلية (وفق نظام حماية البيانات PDPL).
• سجلّ التغييرات (Change Log) — مسار تدقيق غير قابل للتعديل يسجّل مَن غيّر ماذا ومتى، والقيم قبل التغيير وبعده.

أهم المهام

العثور على عضو وفتح ملفّه

1. استخدم البحث الشامل واكتب أيًّا من: الاسم أو الهوية الوطنية أو الهاتف أو البريد أو رقم العقد.
2. اختر النتيجة؛ يُفتح الملفّ الشامل (360°) بلمحة عن الخدمات والفوترة وأي تنبيهات فعّالة في الرأس.
3. من هنا يمكنك الانتقال إلى أي تبويب — الفواتير، سجلّ التدريب الشخصي، المستندات، الرسائل، أو الأنشطة.

تنفيذ تعديل على العضوية

1. في ملفّ العضو، افتح العقد واختر الإجراء: نقل (إعادة كتابة)، أو ترقية / تخفيض، أو تجميد / إلغاء تجميد، أو إلغاء / استرداد.
2. اتبع الخطوات الموجَّهة؛ يطبّق النظام قواعد عمل العضوية الخاصّة بذلك الإجراء.
3. اختر رمز السبب المطلوب (المهيّأ على مستوى العلامة التجارية) وأكّد. يُسجَّل التغيير تلقائيًا.

إدارة تفضيلات التواصل والمستندات

1. افتح قسم التفضيلات وحدّد الموافقة / الرفض لكل قناة وفئة، إضافة إلى اللغة المفضّلة للعضو.
2. في تبويب المستندات، ارفع بأمان النماذج الموقّعة أو الملاحظات الطبية أو الشهادات البنكية — تُخزَّن الملفّات مشفّرة ومقيَّدة الوصول.
3. احفظ. ستحترم الاتصالات الآلية الآن خيارات العضو (بما يتوافق مع نظام PDPL).

مراجعة السجلّ والنشاط

1. افتح تبويب الفوترة / الفواتير لرؤية الإيصالات السابقة ومشتريات نقطة البيع وإجمالي إنفاق العضو.
2. افتح سجلّ التدريب الشخصي لحسم أي نزاع حول الحصص المتبقية (مشترَى مقابل منفَّذ مقابل متاح).
3. استخدم تبويبَي النشاط والرسائل لرؤية مهام الموظفين والشكاوى وكل رسالة أُرسلت، مع أوقاتها.

نصائح

TIP

شخص واحد، سجلّ واحد. إذا أظهر البحث تكرارًا محتملًا، ادمجه في السجلّ الذهبي بدلًا من إنشاء ملفّ جديد — فهذا يبقي الفوترة والسجلّ نظيفَين.

INFO

تتبع معالجة الصور قواعد الخصوصية السعودية: تُحوَّل صور العضوات إلى بصمة حيوية (Hash) للدخول، ولا تُعرض أبدًا في الملفّ.

وحدات ذات صلة

إدارة العملاء المحتملين · إدارة العضويات · المالية والمدفوعات · أتمتة التسويق